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Dématérialisation : Citizen Can accompagne votre transition vers l’économie numérique

Où en est-on ?

Evolution de la règlementation, évolutions techniques, la dématérialisation des flux administratifs et financiers est une réalité qui à plus ou moins brève échéance va devenir incontournable, poussée en cela par de grands projets nationaux ou européens mais aussi, par la volonté des entreprises de fluidifier et d’améliorer les échanges et, de sécuriser leurs opérations.

La situation économique actuelle influence aussi fortement le développement de ces pratiques. Faire plus et mieux avec moins est devenu vital pour les entreprises et des fonctions jusque-là épargnées (administratif et comptable) deviennent la cible des réductions de coûts.

Il est possible aujourd’hui de dématérialiser beaucoup de choses, les documents papiers bien sûr, mais aussi les démarches administratives, les billets d’avion, places de cinéma, etc. Dans la sphère de l’entreprise, il y a tout d’abord ce dont on parle beaucoup, les factures émises et reçues, d’autres documents dont on parle moins : les bulletins de paie, les contrats, … et enfin ce dont on ne parle presque plus : les paiements et les transactions financières.

Néanmoins, si l’intérêt pour la dématérialisation est très élevé, les chiffres portant sur le niveau réel d’adoption sont beaucoup moins important que ce qu’on pourrait espérer.

Comment expliquer la lenteur du développement alors que l’environnement règlementaire et les techniques n’ont jamais été aussi matures ?

A notre avis, parce que « Réglementation » (fiscale notamment) et « Technologie » ont historiquement été considérées comme les piliers de la dématérialisation, et que cette approche a conduit de nombreux acteurs à se tromper de combat et de moyens à mettre en œuvre pour déployer les processus dématérialisés.

Le résultat ? Des projets lourds, couteux et aux résultats plus que mitigés.

Notre approche des projets de dématérialisation

Pour Citizen Can, dématérialiser ce n’est pas juste remplacer le papier et le manuel par le numérique et l’automatique.

Dématérialiser c’est transformer tout ou partie d’un processus basé sur des échanges et le traitement de documents papier pour que celui-ci repose sur des documents numériques et des traitements automatisés. Il faut donc penser les processus autrement et créer un nouveau modèle de gestion, d’essence électronique, sous peine d’échec du projet ou de non atteinte des objectifs initiaux.

Un projet de dématérialisation n’est pas un projet technique (cet aspect du projet ne représente que 20 à 30 % de la charge) mais un projet de transformation.

Il s’agit donc de refondre une organisation, c'est-à-dire de :

  • modifier les rôles et responsabilités des acteurs (RH),
  • faire évoluer les méthodes de gestion et les façons de faire (processus et procédures)
  • adapter les systèmes d’information support,
  • dans le respect de la règlementation en vigueur (légale, fiscale, environnementale, sociétale,…).

Envie de franchir le cap sans vous enliser ? Contactez nous

 

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